Preparar las horas de reunión con las familias, reservar una cita y cancelarla

Las citas de PTM permiten que las familias reserven en SmartClass una reunión con un profesor, en las horas de reunión que define la escuela. La escuela primero fija las reglas y añade al calendario las horas de cada profesor; después las familias reservan una de esas horas y la cancelan si lo necesitan.

Consejo de planificación: Cree las horas de PTM antes de que empiecen las clases abiertas. Para los profesores que dan una clase abierta, haga que sus horas de PTM empiecen justo al terminarla.

Quién hace qué

• La dirección de la escuela configura las citas de PTM y define las horas de PTM de los profesores.
• Las familias reservan una hora disponible, pueden cancelar una cita próxima y pueden retirar una solicitud pendiente de aprobación.
• Los profesores ven las citas reservadas con ellos en Comunicación → Citas de PTM.

1. Configuración de las citas de PTM

1. En el menú Citas de PTM, elija Ajustes. Se abre la página Configuraciones de citas RMP.
2. Complete los campos:
   • Hora de inicio y Hora de Finalización: la primera y la última hora que muestra el calendario de horas de PTM; las horas de reunión se definen entre ellas. La hora de finalización debe ser al menos una hora posterior a la de inicio.
   • Mostrar fines de semana: con Si, el calendario también muestra el sábado y el domingo, y se pueden añadir horas de reunión esos días.
   • Duración del espacio: cuántos minutos dura una reunión. Cada celda del calendario tiene esa duración.
   • Número máximo de citas por estudiante y semana: el máximo de citas que una familia puede reservar para un estudiante en una semana, de lunes a domingo. 0 no pone límite; el máximo que se puede escribir es 100.
   • Número máximo de citas por profesor y semana: el máximo de citas que una familia puede reservar para un estudiante con el mismo profesor en una semana. No limita el total del profesor. 0 no pone límite.
   • Mostrar horas reservadas de maestros a los padres?: con Si, las horas que la familia no puede reservar, como las que ya tomó otra familia, aparecen igualmente en la página Reservar cita con el motivo. Con No, no se muestran.
   • Hora mínima reservable de la hora actual: con cuántas horas de antelación debe empezar una hora para poder reservarse.
   • Día máximo reservable del día actual [incluyendo fin de semana]: cuántos días a partir de hoy ven las familias, incluidos los fines de semana. 0 no pone límite.
   • Límite máximo de citas (participación múltiple): cuántas familias pueden reservar una hora con participación múltiple. No escriba 0: la página Reservar cita aplica 0 como una sola familia.
3. Elija Guardar.

2. Definir las horas de PTM

1. En el menú Citas de PTM, elija Horas de PTM.
2. Elija al profesor en la lista Personal. Los traductores se muestran en rojo.
3. Para que más de una familia pueda reservar la misma hora, active Participación múltiple.
4. En el calendario semanal, haga clic en la celda en que el profesor está disponible o arrastre sobre varias celdas.
5. Responda Si a ¿Desea agregar una hora al maestro para reunion con el/los padre/s?. El intervalo elegido se añade como horas de reunión, cada una con la Duración del espacio.

Una hora de reunión no se añade si coincide con otra hora de PTM del profesor o con una clase de su horario. Puede arrastrar una hora añadida para moverla, o hacer clic en ella para editarla o eliminarla.

3. Una familia reserva una cita

1. La familia elige Reservar cita en el menú Comunicación. La página muestra las Horas de cita disponibles del estudiante seleccionado.
2. Para acotar la lista por profesor o por fecha, usa las listas Todos los profesores y Todas las fechas situadas encima.
3. Hace clic en el enlace de fecha y hora de una hora disponible. Se abre el panel Reservar cita.
4. En Estudiantes, elige los estudiantes a los que se refiere la cita.
5. Si la escuela usa reuniones por vídeo, elige En persona o Llamada de vídeo como Tipo de cita.
6. Si hace falta, marca Necesito un traductor y escribe en Notas.
7. Elige Confirmar cita.

Una familia solo puede reservar con los profesores de las clases del estudiante, con su orientador y con la dirección de la escuela. Cuando la escuela revisa las solicitudes de cita, la página lo indica y la cita queda pendiente de aprobación.

4. Cancelar una cita

1. Elija Mis citas en el menú Espacio de trabajo, o abra el enlace Mis citas de la esquina superior derecha de la página Reservar cita. Las citas se dividen en Próximas, Pasado, Aprobación pendiente y Cancelada.
2. En la fila de la cita próxima, o de la solicitud pendiente de aprobación, abra la flecha junto a Ver y elija Cancelar cita.
3. Escriba el Motivo de cancelación, marque Entiendo que esta cita será cancelada. y elija Cancelar cita.

La hora cancelada vuelve a estar disponible para otras familias. Cancelar una solicitud pendiente de aprobación la retira antes de que la escuela responda.