Preparar la asistencia, registrarla en clase y seguir las ausencias

Esta guía sigue la asistencia de principio a fin: el colegio prepara los motivos de ausencia y decide a quién se avisa de las ausencias, los profesores registran la asistencia en sus clases, y las familias y los estudiantes la consultan en SmartClass.

Quién hace qué

• La dirección del colegio prepara los motivos de ausencia y los ajustes de asistencia, en Académico → Ajustes.
• Los profesores registran la asistencia de sus propias clases, en Docencia → Asistencia.
• Las familias y los estudiantes la consultan en Aprendizaje → Asistencia y reciben un mensaje sobre cada ausencia cuando el colegio activo los mensajes.

1. Preparar los motivos de ausencia

Los motivos de ausencia son lo que el profesor elige para un estudiante que no está presente, por ejemplo una ausencia justificada o injustificada.

1. En Académico → Ajustes, abra la tarjeta Motivos de ausencia.
2. Elija Añadir motivo de ausencia. El formulario se abre junto a la lista.
3. Complete el formulario:
   • Motivo: el nombre que ven los profesores y las familias, de hasta 65 caracteres.
   • Código corto: hasta tres caracteres, que se muestran en las vistas compactas de asistencia.
   • Disponible para profesores: déjelo activado si los profesores pueden elegir el motivo en sus clases. Desactívelo para un motivo que solo registra el colegio.
   • Color: opcional, por ejemplo #336699.
4. Elija Guardar.

Importante: Los motivos de ausencia pertenecen al país del colegio, por lo que todos los colegios de su institución en ese país usan la misma lista. Un motivo que usted añade cuenta como ausencia; solo el motivo de retraso integrado cuenta como llegada tarde. No se puede eliminar un motivo marcado como Comportamiento del sistema ni uno que ya se haya usado en registros de asistencia.

2. Elegir a quién se avisa y a quién se informa

En Académico → Ajustes, abra la tarjeta Asistencia. Cada tarjeta de la página es un ajuste y muestra su Valor actual. Abra una tarjeta, cambie el interruptor o elija un valor, y elija Guardar al pie del panel.

• No avisar automáticamente al profesor para registrar la asistencia y Avisar al profesor solo en la primera clase del día deciden si SmartClass ofrece al profesor la clase en curso cuya asistencia aún no se ha registrado.
• Permitir al profesor editar la asistencia de otras fechas y Permitir al profesor borrar la asistencia de otras fechas deciden si un profesor puede cambiar o eliminar sus propios registros de un día distinto de hoy. El día de hoy siempre está abierto para el profesor de la clase.
• SMS automático de ausencia a la familia envía un SMS a través del proveedor de SMS del colegio cuando un profesor completa la asistencia de una clase con una ausencia: No enviar SMS, En la primera clase y al final del día o En cada clase.
• Avisar a las familias en la aplicación cuando un estudiante falte o llegue tarde envía al tutor y al estudiante un mensaje en SmartClass, y una notificación push a quien no la haya desactivado. No tiene coste y es independiente del SMS. Está desactivado hasta que usted lo active.
• Recordar al profesor cuando no se registre la asistencia de una clase recuerda una vez al profesor de la clase, 5, 10, 15 o 30 minutos después de que empiece. No avisar desactiva el recordatorio.
• Avisar al personal cuando no se registre la asistencia indica a los miembros del personal que usted elija, una vez al día, qué clases siguen sin asistencia. Elija su Hora y sus Destinatarios. Se guarda para el año académico actual del colegio, por lo que un año académico nuevo empieza con este aviso desactivado.

Importante: Un ajuste cambia solo cuando usted elige Guardar, y activar un mensaje no envía nada sobre la asistencia registrada antes.

3. Registrar la asistencia de una clase

Los profesores abren Docencia → Asistencia. La página muestra las Clases programadas del día; cambie la Fecha, o elija un Grupo o una Clase, para encontrar otra clase. Mientras una de sus clases está en curso y su asistencia no se ha registrado, la página lo indica y ofrece Tomar asistencia.

1. Abra la clase con Ver.
2. Junto a cada estudiante, elija Presente o un motivo de ausencia. Las Notas son opcionales, de hasta 255 caracteres.
3. Para dar el mismo estado a varios estudiantes, selecciónelos, elija el estado en Asistencia de los estudiantes seleccionados y elija Aplicar a seleccionados. Esto solo cambia su borrador.
4. Elija Guardar cambios para conservar su trabajo sin terminar, o Completar asistencia y confirme. Al completar, cada estudiante que aún no tiene registro queda como Presente, salvo un estudiante con un permiso aprobado, y la clase aparece como Revisada en la lista.

Importante: Se informa a las familias solo cuando usted completa la asistencia, y solo sobre un estudiante marcado como ausente o con retraso; Guardar cambios no envía nada. Puede abrir la clase de un colega en sus grupos y clases, pero no cambiarla. Los profesores que usan la aplicación móvil de SmartClass también pueden registrar la asistencia allí.

4. Lo que ven las familias y los estudiantes

Las familias abren Aprendizaje → Asistencia. Una familia con más de un hijo elige primero al hijo en la lista de estudiantes de la parte superior del menú. Los estudiantes abren Aprendizaje → Asistencia para ver su propio registro.

• La lista muestra cada clase en la que el estudiante quedó marcado como ausente o con retraso, con su fecha, hora, tipo de ausencia, profesor y clase. Seleccione una fila para abrir sus Detalles de la asistencia, que también muestran la Explicación.
• Cuando el año académico tiene períodos de calificación, la parte superior de la página muestra Asistencia, los totales del período actual y del Año, y Tipo de ausencia, los totales del período actual por cada motivo. Por hora muestra entonces la lista, y Diario suma las ausencias diarias de cada motivo, período por período.

Cuando el colegio ha activado Avisar a las familias en la aplicación cuando un estudiante falte o llegue tarde, el tutor y el estudiante encuentran un mensaje sobre la ausencia en su bandeja de entrada de SmartClass, escrito en el idioma del colegio, y una notificación push salvo que la hayan desactivado. Cuando el colegio envía SMS, un tutor con un número de móvil registrado también recibe un SMS.