Llegar a las familias con anuncios, mensajes y SMS

Esta guía muestra cómo un colegio llega a sus familias. El colegio envía anuncios a los grupos que elige y SMS a partir de una plantilla, y comprueba lo que aceptó el proveedor de SMS. Un docente escribe a una familia desde la bandeja de entrada, y la familia lee y responde en la web o en la aplicación SmartClass.

Quién hace qué

El colegio:

• Envía anuncios a los tipos de usuario y los grupos que elige.
• Prepara plantillas de SMS, envía SMS y comprueba el informe de SMS.

Los docentes escriben a una familia desde la bandeja de entrada. Las familias leen los anuncios y los mensajes en la web y en la aplicación SmartClass, y contestan con Responder.

Importante: Un anuncio y un mensaje de la bandeja de entrada se quedan dentro de SmartClass. Un SMS llega a un número de teléfono a través del proveedor de SMS del colegio, el colegio paga cada uno y no se puede anular una vez enviado.

1. Enviar un anuncio

1. En el menú Comunicación, elija Anuncios y luego Añadir Anuncio.
2. Escriba el Título y los Detalles.
3. En Tipos de usuario, elija quién lo recibe. Al elegir Padre, aparecen Niveles de clase y Grupos: elija primero los niveles de clase y luego los grupos. Sin grupos, lo recibe todo el mundo de ese tipo de usuario en el colegio.
4. Elija Guardar. Un anuncio guardado queda Inactivo y todavía no llega a nadie.
5. En la fila del anuncio, abra la flecha junto a Ver y elija Publicar.
6. En Modo de publicación, elija Publicar ahora, Publicar más tarde con su Comienzo, o Ventana de publicación con su Comienzo y su Final. Luego elija Publicar.

Cuando el anuncio empieza, cada destinatario lo recibe: en el muro de su página Mi cuenta, como mensaje en su Bandeja de entrada, en Hoy en la aplicación SmartClass y como notificación en la aplicación, salvo que la haya desactivado. Cada destinatario necesita una cuenta activa en el colegio y, si eligió grupos, una familia solo lo recibe mientras su estudiante está matriculado en uno de ellos.

Si edita un anuncio publicado, vuelve a quedar inactivo, así que publíquelo de nuevo después. La página no muestra quién ha leído un anuncio.

2. Enviar un SMS a partir de una plantilla

Preparar una plantilla

1. En el menú Comunicación, elija Ajustes y luego Plantillas de SMS.
2. Elija Añadir Plantilla de SMS, escriba el Nombre de la plantilla y el Mensaje, y elija Guardar. Insertar variable añade un valor, como el nombre del destinatario, que se completa para cada destinatario al enviar el mensaje.

Enviar el mensaje

1. En el menú Comunicación, elija Enviar mensajes de texto. Desde la sede central o un campus, elija primero el colegio en Colegio o campus.
2. Elija el Proveedor de servicios de SMS y el Remitente de la API. Ambos vienen de los ajustes de SMS del colegio.
3. Elija Añadir destinatarios. En la pestaña Relacionado con estudiantes, elija Padres y madres como grupo, elija los grupos en Seleccionar grupos y elija Cargar destinatarios. Marque las personas que quiera y elija Añadir seleccionados, o elija Agregar todo.
4. En Plantilla de SMS, elija Seleccionar plantilla y su plantilla. Sustituye el Mensaje, así que elíjala antes de escribir y luego edite el mensaje si lo necesita.
5. Elija Enviar SMS. Una notificación en la parte inferior de la pantalla indica para cuántos destinatarios quedó en cola el mensaje.

Un envío admite hasta 25.000 destinatarios. Un destinatario sin un número de móvil válido no recibe el mensaje, y el informe de SMS lo marca como Número de teléfono no válido.

Comprobar el informe de SMS

1. Elija Informes de SMS en la parte superior de la página, o abra Comunicación, Informes, Informes de SMS.
2. Ajuste el Rango de fechas. Cada fila muestra el Destinatario, el Número de teléfono, el Mensaje, su Estado y la Hora de actividad.
3. Elija Ver en una fila para consultar el Estado de aceptación del proveedor y el Mensaje del proveedor. Reenviar vuelve a enviar ese mensaje, con coste para el colegio.

Aceptado por el proveedor significa que el proveedor de SMS recibió el mensaje. El informe no indica si el teléfono lo recibió.

3. Escribir a una familia como docente

1. En el menú Espacio de trabajo, elija Bandeja de entrada y luego Nuevo correo electrónico.
2. En A, escriba al menos tres letras del nombre de la madre o el padre y elíjalo.
3. Escriba el Asunto y el Mensaje, y elija Enviar.

El mensaje llega a la bandeja de entrada de la familia en SmartClass, no a una dirección de correo, como indica la nota en la parte superior del formulario. En la aplicación SmartClass, Mensajes y luego Escribir un mensaje ofrece al personal del colegio, a los estudiantes de sus clases y a sus familias.

4. Leer y responder como familia

• En la web, en el menú Espacio de trabajo, elija Bandeja de entrada y abra el mensaje. Responder contesta a la persona que lo escribió.
• En la aplicación SmartClass, abra Mensajes y el mensaje, y elija Responder. Los anuncios también aparecen en Hoy.

Para elegir cuáles de estos avisos le llegan además como notificación o correo electrónico, abra Notificaciones en el menú de su cuenta en la web, o en Más en la aplicación; los mensajes siempre llegan a la Bandeja de entrada.