Dar acceso al personal y a las familias al comenzar el curso

Esta guía ayuda a que el personal, las familias y los estudiantes de un colegio inicien sesión al comenzar el curso. El colegio importa su personal y sus estudiantes, crea sus cuentas a partir de sus registros y solicita cualquier otro rol que una persona necesite. Cada persona establece su propia contraseña, aprueba un rol nuevo cuando ya tiene una cuenta y elige el rol con el que trabaja.

Quién hace qué

El colegio:

• Importa el personal y los estudiantes desde hojas de cálculo.
• Crea las cuentas del personal y solicita otros roles de personal.
• Solicita las cuentas de las familias y crea las cuentas de los estudiantes a partir de sus registros.

El personal, las familias y los estudiantes establecen su contraseña desde el correo que reciben, aprueban una solicitud de rol dirigida a una cuenta que ya tienen y eligen o cambian su rol en la web y en la aplicación SmartClass.

Importante: Cada persona conserva una sola cuenta. Una madre o un padre que además es profesor en el colegio recibe un segundo rol en la misma cuenta: nunca cree una segunda dirección de correo ni escriba un número de identidad inventado para dar a alguien otra cuenta.

1. Importar el personal y los estudiantes

Personal

1. Seleccione el colegio al que pertenece el personal. En el menú ERP, elija Importar personal.
2. Elija Plantilla de personal para descargar la hoja de cálculo. Está escrita en el idioma del país del colegio, y el botón nombra ese idioma. Conserve sus columnas y su fila de encabezados.
3. Rellene una fila por persona y guarde el archivo.
4. Elija Elegir archivo y seleccione la hoja de cálculo. Todavía no se escribe nada: la tabla lista cada fila con su número de Fila, su Resultado y sus Notas.
5. Revise la tabla y elija el botón de importación, que indica cuántas filas escribirá, por ejemplo Importar 12 filas.

La importación de personal solo añade personas. Un identificador que el colegio ya tiene se rechaza en lugar de sobrescribirse; cambie a esa persona en su propio registro. Una importación admite hasta 2000 filas.

Estudiantes

1. Seleccione el colegio y el año académico. En el menú Gestión del colegio, elija Importar alumnos.
2. Elija Plantilla de alumnos, rellene una fila por estudiante y guarde el archivo.
3. Elija Elegir archivo, revise la tabla y elija el botón de importación.

Una fila escribe al estudiante, a un tutor con el vínculo entre ambos, una matrícula en un curso y un lugar en un grupo. Un estudiante que ya está en el colegio se identifica por su identificador y se actualiza, así que importar el mismo archivo de nuevo corrige los registros en lugar de duplicarlos. Una fila rechazada se deja sin tocar, y las filas de alrededor se escriben igualmente.

2. Crear las cuentas del personal

1. En el menú ERP, elija Personal.
2. Seleccione a las personas que todavía no tienen cuenta y elija Crear cuenta. El panel se abre junto a la lista.
3. Elija el Tipo de usuario. Se aplica a todas las personas del panel, así que seleccione grupos más pequeños cuando necesiten tipos distintos.
4. Elija Confirmar y enviar solicitudes. El panel indica lo que hizo cada solicitud.

Una persona sin cuenta recibe una, con un correo que la invita a establecer su propia contraseña. Una persona que ya tiene una cuenta, por ejemplo como madre o padre, recibe en su lugar una solicitud de rol, y el rol solo se activa cuando la aprueba. El registro de personal debe tener la dirección de correo de la persona, porque es adonde se envían ambos mensajes.

Otro rol, o un rol en otro colegio

1. En la fila de la persona, abra la flecha junto a Ver y elija Gestionar cuenta y roles.
2. El panel Acceso a la cuenta y por rol muestra el Estado de la cuenta y los roles que la cuenta ya tiene en Acceso por rol.
3. En Solicitar un rol nuevo, elija el Colegio al que se aplica el rol cuando trabaje desde un campus o la sede, y la Categoría de personal. Bajo cada opción se muestra el rol que da esa categoría.
4. Elija Enviar solicitud de acceso y confirme su contraseña cuando se le pida.

La persona titular de la cuenta recibe un correo con un enlace seguro y debe aprobar la solicitud antes de que el rol se active.

3. Crear las cuentas de las familias y los estudiantes

Familias

1. En el menú Gestión del colegio, elija Padres. La columna Acceso de padre/madre muestra en qué situación está cada tutor, por ejemplo Invitación pendiente o No concedido.
2. En la fila de un tutor, abra la flecha junto a Ver y elija Solicitar acceso de padre/madre. El panel muestra el Estado de la cuenta, el Acceso de padre/madre en este colegio y los Estudiantes vinculados.
3. Elija Solicitar acceso de padre/madre.

Para varios tutores a la vez, selecciónelos en la lista, elija Solicitar acceso de padre/madre encima de la lista, revíselos y elija Enviar solicitudes de acceso. Cada tutor se informa en su propia línea, y un tutor para el que una solicitud no puede hacer nada aquí aparece como omitido.

Un tutor sin cuenta recibe una, con un correo para establecer la contraseña. Un tutor que ya tiene una cuenta recibe una solicitud para aprobar. El registro del tutor necesita una dirección de correo, y el estudiante debe estar matriculado en el colegio seleccionado. El mensaje tras el envío es el mismo en todos los casos; consulte el Estado de la cuenta y el Acceso de padre/madre cuando la lista se vuelva a cargar.

Estudiantes

1. En el menú Gestión del colegio, elija la entrada Estudiantes marcada como Nuevo.
2. En la fila de un estudiante, abra la flecha junto a Ver y elija Cuenta de acceso, o seleccione varios estudiantes y elija Crear cuenta encima de la tabla.
3. El panel comprueba cada estudiante e indica quién está listo. Elija Crear cuenta para un estudiante, o el botón que crea las cuentas de los estudiantes listos.

La cuenta usa la dirección de correo propia del estudiante que figura en su registro, y el estudiante recibe el correo para establecer la contraseña. Se rechaza a un estudiante sin un número de identidad válido o sin dirección de correo propia, y también a un estudiante que no está matriculado en el año académico actual del colegio.

La página Usuarios muestra estas cuentas como gestionadas desde el registro del tutor o del estudiante; no se crean allí.

4. Iniciar sesión y elegir un rol

El primer inicio de sesión

Abra el enlace del correo, establezca una contraseña e inicie sesión con su dirección de correo. Un enlace caducado se sustituye con ¿Olvidó la contraseña? en la página de inicio de sesión.

Aprobar una solicitud de rol

1. Abra el enlace seguro del correo de solicitud más reciente. Abre el inicio de su cuenta, donde la tarjeta Solicitudes de acceso por rol muestra el rol solicitado y el colegio.
2. Elija Aceptar rol, o Rechazar rol si la solicitud no es para usted.
3. Escriba su Contraseña actual y elija Verificar y continuar.

Cada enlace funciona una sola vez y caduca. Al aprobar se añade el rol y la cuenta y sus demás roles quedan como estaban. Al rechazar no cambia nada; si cambia de opinión, el colegio debe enviar una solicitud nueva.

Elegir y cambiar de rol

1. Tras iniciar sesión, una cuenta con más de un rol, o con un rol en más de un colegio, ve Continuar como. Elija un rol en Roles disponibles, elija el Colegio si el rol abarca más de uno y elija Continuar. Una cuenta con un solo rol en un solo colegio se abre directamente.
2. Para cambiar de rol más tarde, abra el menú de su cuenta arriba a la derecha y elija Cambiar de rol. Elija el rol y el colegio y elija Continuar; SmartClass vuelve a Inicio con ese rol.
3. Los cambios sin guardar de la página se descartan al cambiar de rol; SmartClass pregunta antes, y Descartar y cambiar continúa.

Solo hay un rol activo a la vez, y cada rol ve solo lo que tiene permitido. Cambiar de rol solo se ofrece a una cuenta con más de un rol. En la aplicación SmartClass, abra Más y elija Cambiar de rol.