Veli görüşme saatlerini (VGS) hazırlama, randevu alma ve iptal etme

VGS randevuları, velilerin okulun tanımladığı görüşme saatlerinden öğretmenlerle SmartClass üzerinden randevu almasını sağlar. Okul önce ayarları yapar ve her öğretmenin görüşme saatlerini takvime ekler; veliler bu saatlerden randevu alır ve gerektiğinde iptal eder.

Planlama önerisi: VGS saatlerini açık dersler başlamadan oluşturun. Açık dersi olan öğretmenlerin VGS saatlerini, açık dersleri bittikten hemen sonra başlayacak şekilde planlayın.

Kim ne yapar

• Okul yönetimi: VGS randevu ayarlarını yapar ve öğretmenlerin VGS saatlerini tanımlar.
• Veliler: uygun bir saatten randevu alır; yaklaşan randevularını iptal edebilir ve onay bekleyen taleplerini geri çekebilir.
• Öğretmenler: kendileri için alınan randevuları İletişim → VGS randevuları menüsünde görür.

1. VGS randevu ayarları

1. VGS randevuları menüsünde Ayarlar’ı seçin. VGS Randevu Ayarları sayfası açılır.
2. Alanları doldurun:
   • Başlangıç Saati ve Bitiş Saati: VGS saatleri takviminin gösterdiği ilk ve son saat; görüşme saatleri bu aralıkta tanımlanır. Bitiş saati başlangıç saatinden en az bir saat sonra olmalıdır.
   • Haftasonunu Göster: Evet seçilirse takvim cumartesi ve pazarı da gösterir ve bu günlere görüşme saati eklenebilir.
   • Zaman Aralığı: bir görüşmenin kaç dakika sürdüğü. Takvimin her hücresi bu uzunluktadır.
   • Bir öğrenci için alınabilecek haftalık maksimum randevu sayısı: bir velinin bir öğrenci için bir haftada (pazartesiden pazara) alabileceği en fazla randevu. 0 sınır koymaz; en fazla 100 yazılabilir.
   • Bir öğretmen için alınabilecek haftalık maksimum randevu sayısı: bir velinin bir öğrenci için aynı öğretmenden bir haftada alabileceği en fazla randevu. Öğretmenin toplam randevusunu sınırlamaz. 0 sınır koymaz.
   • Öğretmenlerin Rezerve Edilmiş Saatleri Velilere Gösterilsin mi?: Evet seçilirse velinin alamayacağı saatler de, örneğin başka bir velinin aldığı saatler, Randevu al sayfasında nedeniyle birlikte görünür. Hayır seçilirse bu saatler hiç gösterilmez.
   • Şimdiki zamandan itibaren alınabilecek en erken randevu saati: bir saatin randevuya açık olması için başlamasına en az kaç saat kalması gerektiği.
   • Şimdiki günden itibaren ileriye dönük maksimum kaç gün için randevu alınabilir?: velilerin bugünden itibaren kaç gün ilerisindeki saatleri gördüğü, hafta sonu dahil. 0 sınır koymaz.
   • Maksimum randevu limiti (Çoklu katılım): çoklu katılımlı bir saate en fazla kaç velinin randevu alabileceği. 0 yazmayın: Randevu al sayfası 0’ı tek veli olarak uygular.
3. Kaydet’e tıklayın.

2. VGS saatlerini tanımlama

1. VGS randevuları menüsünde VGS saatleri’ni seçin.
2. Personel listesinden öğretmeni seçin. Tercümanlar kırmızı gösterilir.
3. Aynı saate birden fazla velinin randevu almasını istiyorsanız Çoklu Katılım’ı açın.
4. Haftalık takvimde öğretmenin uygun olduğu hücreye tıklayın ya da birden fazla hücreyi sürükleyerek seçin.
5. Öğretmen için VGS eklemek istiyor musunuz? sorusuna Evet deyin. Seçtiğiniz aralık Zaman Aralığı uzunluğunda görüşme saatlerine bölünerek eklenir.

Bir görüşme saati, öğretmenin başka bir VGS saatiyle ya da ders programındaki bir dersle çakışırsa eklenmez. Eklenen bir saati sürükleyerek taşıyabilir, üzerine tıklayarak düzenleyebilir ya da silebilirsiniz.

3. Velinin randevu alması

1. Veli İletişim menüsünde Randevu al’ı seçer. Sayfa, seçili öğrenci için Uygun randevu saatleri’ni listeler.
2. Listeyi öğretmene ya da tarihe göre daraltmak için üstteki Tüm öğretmenler ve Tüm tarihler listelerini kullanır.
3. Uygun bir saatin tarih ve saat bağlantısına tıklar. Randevu al paneli açılır.
4. Randevunun ilgili olduğu öğrencileri Öğrenciler alanında seçer.
5. Okul görüntülü görüşme kullanıyorsa Randevu türü olarak Yüz yüze ya da Görüntülü görüşme’yi seçer.
6. Gerekirse Tercümana ihtiyacım var’ı işaretler ve Notlar alanına bir not yazar.
7. Randevuyu onayla’ya tıklar.

Veli yalnızca öğrencinin derslerine giren öğretmenlerden, öğrencinin rehber öğretmeninden ve okul yöneticilerinden randevu alabilir. Okul randevu taleplerini onaylıyorsa sayfa bunu bildirir ve randevu onaylanana kadar onay bekler.

4. Randevuyu iptal etme

1. Çalışma alanı menüsünde Randevularım’ı seçin ya da Randevu al sayfasının sağ üst köşesindeki Randevularım bağlantısını açın. Randevular Yaklaşan, Geçmiş, Onay bekleyen ve İptal edilen olarak ayrılır.
2. İptal etmek istediğiniz yaklaşan randevunun ya da onay bekleyen talebin satırında Görüntüle butonunun yanındaki oku açın ve Randevuyu iptal et’i seçin.
3. İptal nedeni’ni yazın, Bu randevunun iptal edileceğini anlıyorum. kutusunu işaretleyin ve Randevuyu iptal et’e tıklayın.

İptal edilen saat diğer velilere yeniden açılır. Onay bekleyen bir talebi iptal etmek, okul yanıtlamadan talebi geri çeker.