Yoklamayı hazırlama, derste alma ve devamsızlığı takip etme

Bu kılavuz yoklamayı baştan sona izler: okul devamsızlık nedenlerini hazırlar ve devamsızlıktan kimin haberdar edileceğine karar verir, öğretmenler derslerinde yoklama alır, veliler ve öğrenciler de devamsızlığı SmartClass’ta takip eder.

Kim ne yapar

• Okul yönetimi devamsızlık nedenlerini ve yoklama ayarlarını Akademik → Ayarlar menüsünden hazırlar.
• Öğretmenler kendi derslerinin yoklamasını Öğretim → Devamsızlık menüsünden alır.
• Veliler ve öğrenciler devamsızlığı Öğrenme → Devamsızlık menüsünden takip eder; okul mesajları açtığında bir devamsızlıkla ilgili mesaj alır.

1. Devamsızlık nedenlerini hazırlama

Devamsızlık nedenleri, öğretmenin derste bulunmayan bir öğrenci için seçtiği seçeneklerdir; örneğin özürlü veya özürsüz devamsızlık.

1. Akademik → Ayarlar sayfasında Devamsızlık nedenleri kartını açın.
2. devamsızlık nedeni ekle düğmesini seçin. Form listenin yanında açılır.
3. Formu doldurun:
   • Neden: öğretmenlerin ve velilerin gördüğü ad; en fazla 65 karakter.
   • Kısa kod: en fazla üç karakter; kısa yoklama görünümlerinde gösterilir.
   • Öğretmenler kullanabilir: öğretmenler bu nedeni derslerinde seçebilecekse açık bırakın. Yalnızca okulun kaydettiği bir neden için kapatın.
   • Renk: isteğe bağlı; örneğin #336699.
4. Kaydet düğmesini seçin.

Önemli: Devamsızlık nedenleri okulun ülkesine bağlıdır; bu yüzden kurumunuzun o ülkedeki tüm okulları aynı listeyi kullanır. Eklediğiniz bir neden devamsızlık sayılır; yalnızca sistemdeki geç kalma nedeni geç kalma sayılır. Sistem davranışı olarak işaretlenmiş ya da yoklama kayıtlarında kullanılmış bir neden silinemez.

2. Kimin uyarılacağını ve kimin bilgilendirileceğini seçme

Akademik → Ayarlar sayfasında Devamsızlık kartını açın. Sayfadaki her kart bir ayardır ve Geçerli değer bilgisini gösterir. Bir kartı açın, anahtarı değiştirin ya da bir değer seçin ve panelin altındaki Kaydet düğmesini seçin.

• Öğretmene otomatik yoklama uyarısı gösterme ve Öğretmeni yalnızca günün ilk dersinde uyar, SmartClass’ın öğretmene yoklaması henüz alınmamış, devam eden dersi gösterip göstermeyeceğini belirler.
• Öğretmenin başka tarihlerdeki yoklamayı düzenlemesine izin ver ve Öğretmenin başka tarihlerdeki yoklamayı silmesine izin ver, öğretmenin bugünden farklı bir günün kendi kayıtlarını değiştirip değiştiremeyeceğini ya da silip silemeyeceğini belirler. Dersin öğretmeni bugünün yoklamasını her zaman değiştirebilir.
• Veliye otomatik devamsızlık SMS'i, öğretmen bir dersin yoklamasını bir devamsızlıkla tamamladığında okulun SMS sağlayıcısı üzerinden SMS gönderir: SMS gönderilmesin, İlk derste ve gün sonunda veya Her ders için.
• Öğrenci devamsız veya geç olarak işaretlendiğinde ailelere uygulama üzerinden bildirim gönder, veliye ve öğrenciye SmartClass’ta bir mesaj, kapatmamış olanlara da anlık bildirim gönderir. Ücretsizdir ve SMS’ten bağımsızdır. Siz açana kadar kapalıdır.
• Bir dersin yoklaması alınmadığında öğretmene hatırlat, dersin öğretmenine ders başladıktan 5, 10, 15 veya 30 dakika sonra bir kez hatırlatır. Bildirim gönderme hatırlatmayı kapatır.
• Yoklama alınmadığında personele bildir, seçtiğiniz personele günde bir kez hâlâ yoklaması alınmamış dersleri bildirir. Saat ve Alıcılar alanlarını seçin. Bu bildirim okulun geçerli akademik yılı için saklanır; bu yüzden yeni bir akademik yıl bildirim kapalı olarak başlar.

Önemli: Bir ayar yalnızca Kaydet düğmesini seçtiğinizde değişir; bir mesajı açmak, daha önce kaydedilmiş yoklamalar için hiçbir şey göndermez.

3. Derste yoklama alma

Öğretmenler Öğretim → Devamsızlık sayfasını açar. Sayfa günün Programdaki dersler listesini gösterir; başka bir dersi bulmak için Tarih değerini değiştirin ya da bir Şube veya Ders seçin. Derslerinizden biri devam ederken yoklaması alınmamışsa sayfa bunu belirtir ve Yoklama al düğmesini gösterir.

1. Dersi Görüntüle ile açın.
2. Her öğrencinin yanında Var ya da bir devamsızlık nedeni seçin. Notlar isteğe bağlıdır; en fazla 255 karakter.
3. Birden çok öğrenciye aynı durumu vermek için öğrencileri seçin, durumu Seçilen öğrencilerin yoklaması alanında seçin ve Seçilenlere uygula düğmesini seçin. Bu yalnızca taslağınızı değiştirir.
4. İşinizi bitirmeden saklamak için Değişiklikleri kaydet düğmesini seçin ya da Yoklamayı tamamla düğmesini seçip onaylayın. Tamamlama, henüz kaydı olmayan her öğrenciyi onaylı izni olan öğrenci dışında Var olarak işaretler ve ders listede Alındı olarak görünür.

Önemli: Aileler yalnızca yoklamayı tamamladığınızda ve yalnızca devamsız ya da geç kalmış olarak işaretlenen bir öğrenci için bilgilendirilir; Değişiklikleri kaydet hiçbir şey göndermez. Şubelerinizde ve derslerinizde bir meslektaşınızın dersini açabilir ama değiştiremezsiniz. SmartClass mobil uygulamasını kullanan öğretmenler yoklamayı orada da alabilir.

4. Velilerin ve öğrencilerin gördükleri

Veliler Öğrenme → Devamsızlık sayfasını açar. Birden çok çocuğu olan bir veli önce menünün üstündeki öğrenci listesinden çocuğunu seçer. Öğrenciler kendi kayıtlarını görmek için Öğrenme → Devamsızlık sayfasını açar.

• Liste, öğrencinin devamsız ya da geç kalmış olarak işaretlendiği her dersi tarihi, saati, devamsızlık türü, öğretmeni ve dersiyle gösterir. Bir satırı seçince Devamsızlık detayları açılır; burada Açıklama da görünür.
• Akademik yılın değerlendirme dönemleri varsa sayfanın üstünde Devamsızlık geçerli dönemin ve Yıl boyunca olan toplamları, Devamsızlık Türü ise geçerli dönemin her nedene göre toplamlarını gösterir. Bu durumda Saatlik listeyi gösterir, Günlük ise her nedenin günlük devamsızlıklarını dönem dönem toplar.

Okul Öğrenci devamsız veya geç olarak işaretlendiğinde ailelere uygulama üzerinden bildirim gönder ayarını açtıysa veli ve öğrenci, okulun dilinde yazılmış devamsızlık mesajını SmartClass gelen kutusunda bulur ve kapatmadıysa anlık bildirim de alır. Okul SMS gönderiyorsa cep telefonu numarası kayıtlı bir veli SMS de alır.