Eğitim yılı başında personelin ve ailelerin giriş yapmasını sağlama

Bu kılavuz, bir okulun personelinin, velilerinin ve öğrencilerinin eğitim yılının başında giriş yapmasını sağlar. Okul personelini ve öğrencilerini içe aktarır, hesaplarını kayıtlarından oluşturur ve bir kişinin ihtiyaç duyduğu diğer rolleri ister. Her kişi kendi şifresini belirler, zaten bir hesabı varsa yeni rolü onaylar ve çalışacağı rolü seçer.

Kim ne yapar

Okul:

• Personeli ve öğrencileri hesap tablolarından içe aktarır.
• Personel hesaplarını oluşturur ve ek personel rolleri ister.
• Veli hesaplarını ister ve öğrenci hesaplarını kayıtlarından oluşturur.

Personel, veliler ve öğrenciler aldıkları e-postadan şifrelerini belirler, zaten sahip oldukları bir hesaba gelen rol isteğini onaylar ve rollerini web’de ve SmartClass uygulamasında seçer veya değiştirir.

Önemli: Her kişi tek bir hesap kullanır. Okulda öğretmen olan bir veli aynı hesapta ikinci bir rol alır: birine başka bir hesap vermek için asla ikinci bir e-posta adresi oluşturmayın veya uydurma bir kimlik numarası girmeyin.

1. Personeli ve öğrencileri içe aktarın

Personel

1. Personelin ait olduğu okulu seçin. ERP menüsünde Personel içe aktar seçeneğini seçin.
2. Hesap tablosunu indirmek için Personel şablonu düğmesini seçin. Şablon okulun ülkesinin dilinde yazılır ve düğme bu dili belirtir. Sütunlarını ve başlık satırını koruyun.
3. Her kişi için bir satır doldurup dosyayı kaydedin.
4. Dosya seç düğmesini seçip hesap tablosunu seçin. Henüz hiçbir şey yazılmaz: tablo her satırı Satır numarası, Sonuç ve Notlar ile listeler.
5. Tabloyu kontrol edin, ardından kaç satır yazacağını belirten içe aktarma düğmesini seçin, örneğin 12 satırı içe aktar.

Personel içe aktarma yalnızca kişi ekler. Okulun zaten sahip olduğu bir kimlik no, üzerine yazılmak yerine reddedilir; o kişiyi kendi kaydında değiştirin. Bir içe aktarma en fazla 2000 satır alır.

Öğrenciler

1. Okulu ve eğitim yılını seçin. Okul yönetimi menüsünde Öğrenci içe aktar seçeneğini seçin.
2. Öğrenci şablonu düğmesini seçin, her öğrenci için bir satır doldurun ve dosyayı kaydedin.
3. Dosya seç düğmesini seçin, tabloyu kontrol edin ve içe aktarma düğmesini seçin.

Bir satır öğrenciyi, bir veliyi ve aralarındaki bağı, bir kursa kaydı ve bir şubedeki yeri yazar. Okulda zaten kayıtlı bir öğrenci kimlik numarasıyla eşleştirilip güncellenir; bu yüzden aynı dosyayı yeniden içe aktarmak kayıtları çoğaltmak yerine düzeltir. Reddedilen bir satıra dokunulmaz, çevresindeki satırlar yine de yazılır.

2. Personel hesaplarını oluşturun

1. ERP menüsünde Personel seçeneğini seçin.
2. Henüz hesabı olmayan kişileri seçin ve Hesap oluştur düğmesini seçin. Panel listenin yanında açılır.
3. Kullanıcı türü seçin. Tür paneldeki herkese uygulanır; kişiler farklı türlere ihtiyaç duyuyorsa daha küçük gruplar seçin.
4. Onayla ve istekleri gönder düğmesini seçin. Panel her isteğin ne yaptığını bildirir.

Hesabı olmayan bir kişiye hesap açılır ve kendi şifresini belirlemesi için bir e-posta gönderilir. Zaten hesabı olan bir kişi, örneğin veli olarak, bunun yerine bir rol isteği alır ve rol ancak onu onayladığında etkin olur. Personel kaydında kişinin e-posta adresi bulunmalıdır, çünkü iki ileti de oraya gider.

Ek bir rol veya başka bir okulda rol

1. Kişinin satırında Görüntüle’nin yanındaki oku açın ve Hesap ve rolleri yönet seçeneğini seçin.
2. Hesap ve rol erişimi paneli Hesap durumu’nu ve hesabın zaten sahip olduğu rolleri Rol erişimi altında gösterir.
3. Yeni rol isteyin bölümünde, bir kampüs veya genel merkezden çalışıyorsanız rolün geçerli olacağı Okul’u, ardından Personel kategorisi’ni seçin. Kategorinin verdiği rol her seçeneğin altında gösterilir.
4. Erişim isteği gönder düğmesini seçin ve istendiğinde şifrenizi doğrulayın.

Hesap sahibi güvenli bir bağlantı içeren bir e-posta alır ve rol etkin olmadan önce isteği onaylamalıdır.

3. Veli ve öğrenci hesaplarını oluşturun

Veliler

1. Okul yönetimi menüsünde Veliler seçeneğini seçin. Veli erişimi sütunu her velinin durumunu gösterir, örneğin Davet bekliyor veya Verilmemiş.
2. Bir velinin satırında Görüntüle’nin yanındaki oku açın ve Veli erişimi iste seçeneğini seçin. Panel Hesap durumu’nu, bu okuldaki Veli erişimi’ni ve Bağlı öğrenciler’i gösterir.
3. Veli erişimi iste düğmesini seçin.

Birden fazla veli için onları listede seçin, listenin üstündeki Veli erişimi iste düğmesini seçin, gözden geçirin ve Erişim isteklerini gönder düğmesini seçin. Her veli kendi satırında bildirilir; burada bir isteğin hiçbir şey yapamayacağı bir veli atlandı olarak listelenir.

Hesabı olmayan bir veliye hesap açılır ve şifre belirlemesi için bir e-posta gönderilir. Zaten hesabı olan bir veli onaylaması için bir istek alır. Veli kaydında bir e-posta adresi bulunmalı ve öğrenci seçili okula kayıtlı olmalıdır. Gönderdikten sonraki ileti her durumda aynıdır; liste yeniden yüklendiğinde Hesap durumu’nu ve Veli erişimi’ni okuyun.

Öğrenciler

1. Okul yönetimi menüsünde Yeni etiketli Öğrenciler girişini seçin.
2. Bir öğrencinin satırında Görüntüle’nin yanındaki oku açın ve Giriş hesabı seçeneğini seçin ya da birkaç öğrenci seçip tablonun üstündeki Hesap oluştur düğmesini seçin.
3. Panel her öğrenciyi kontrol eder ve kimin hazır olduğunu belirtir. Bir öğrenci için Hesap oluştur’u ya da hazır öğrencilerin hesaplarını oluşturan düğmeyi seçin.

Hesap, öğrenci kaydındaki öğrencinin kendi e-posta adresini kullanır ve şifre belirleme e-postası öğrenciye gider. Geçerli bir kimlik numarası veya kendine ait bir e-posta adresi olmayan öğrenci ile okulun geçerli eğitim yılına kayıtlı olmayan öğrenci reddedilir.

Kullanıcılar sayfası bu hesapları veli veya öğrenci kaydından yönetilen hesaplar olarak gösterir; hesaplar orada oluşturulmaz.

4. Giriş yapın ve bir rol seçin

İlk giriş

E-postadaki bağlantıyı açın, bir şifre belirleyin ve e-posta adresinizle giriş yapın. Süresi dolmuş bir bağlantının yerine giriş sayfasındaki Şifremi Unuttum! ile yenisi alınır.

Bir rol isteğini onaylayın

1. En son istek e-postasındaki güvenli bağlantıyı açın. Bağlantı hesap ana sayfanızı açar; Rol erişim istekleri kartı istenen rolü ve okulu gösterir.
2. Rolü kabul et düğmesini ya da istek size ait değilse Rolü reddet düğmesini seçin.
3. Mevcut parola alanına şifrenizi girin ve Doğrula ve devam et düğmesini seçin.

Her bağlantı bir kez çalışır ve süresi dolar. Onaylamak rolü ekler; hesap ve diğer rolleri olduğu gibi kalır. Reddetmek hiçbir şeyi değiştirmez; fikrinizi değiştirirseniz okulun yeni bir istek göndermesi gerekir.

Rolünüzü seçin ve değiştirin

1. Giriş yaptıktan sonra birden fazla rolü ya da birden fazla okulda rolü olan bir hesap Devam edilecek rol sayfasını görür. Kullanılabilir roller altında bir rol seçin, rol birden fazla okulu kapsıyorsa Okul seçin ve Devam et düğmesini seçin. Tek okulda tek rolü olan bir hesap doğrudan açılır.
2. Daha sonra rol değiştirmek için sağ üstteki hesap menünüzü açın ve Rol değiştir seçeneğini seçin. Rolü ve okulu seçip Devam et düğmesini seçin; SmartClass o rolle Ana sayfaya döner.
3. Rol değiştirdiğinizde sayfadaki kaydedilmemiş değişiklikler silinir; SmartClass önce sorar ve Sil ve rolü değiştir devam eder.

Aynı anda yalnızca bir rol etkindir ve her rol yalnızca izin verilenleri görür. Rol değiştir yalnızca birden fazla rolü olan bir hesaba sunulur. SmartClass uygulamasında Daha fazla sekmesini açın ve Rol değiştir seçeneğini seçin.