Yeni kurs kayıtlarında velilere otomatik karşılama e-postası

Velilerin ilk derse hazırlanmak için ihtiyaç duyduğu bilgileri tek bir mesajda paylaşın. SmartClass, yeni onaylanan kurs kayıtları için kurs, sınıf, ders programı ve ilk ders tarihini kurumunuzun karşılama mesajıyla birleştiren kişiselleştirilmiş bir e-posta hazırlayabilir.

Her kurs kaydına özel bilgilendirme

Yeni hesap e-postası, kullanıcının SmartClass'a erişmesine yardımcı olur. Kurs kayıt onayı e-postası ise ailenin belirli bir kursa hazırlanmasını sağlar. Bu mesajlar ayrı ayrı ayarlanabilir. Böylece mevcut bir veli, çocuğunu başka bir kursa kaydettirdiğinde yeni hesap açılması gerekmeden ilgili kurs bilgilerini alabilir.

Ön görüşme formu gönderimi için kullanılan e-posta da kendi tetikleyicisini korur. Yalnızca form gönderilmesi bu kurs onayını başlatmaz; kaydın onaylanmış olması ve gerekli bilgilerin bulunması gerekir.

Velilere hangi bilgiler gönderilebilir?

Seçtiğiniz şablona eğitim öğretim yılını, kayıt olunan kursu, öğrencinin sınıfını, planlanmış ilk haftanın ders gün ve saatlerini ve ilk ders tarihini ekleyebilirsiniz. Karşılama metninizi, iletişim bilgilerinizi, veli rehberi, takvim veya kıyafet gerekliliklerine ait bağlantıları da kurumunuz belirler.

Bilgiler, ilgili kaydın öğrencisi ve kursu üzerinden doldurulur. Birden fazla çocuğu olan ailelerde mesaj, o kaydın ait olduğu öğrenciye göre hazırlanır. Alıcılar öğrencinin uygun veli ilişkileri ve kullanılabilir e-posta adresleri üzerinden belirlenir.

Kurumunuz için nasıl etkinleştirilir?

Özellik varsayılan olarak kapalıdır. Güncelleme kullandığınız ortama yüklendikten sonra ilgili kurum için yetkili bir yönetici tarafından ayarlanabilir.

1. Üstteki kurum seçicisinden ayar yapacağınız kurumu seçin.
2. İletişim → Ayarlar → E-posta şablonları bölümünde etkin bir şablon oluşturun veya seçin. Konuyu ve karşılama mesajını yazın, kayıt değişkenlerini ekleyin ve şablonu kaydedin.
3. Menüden Kayıt → Ayarlar sayfasını açın. Bu sayfada ayrıca Ayarlar adlı bir kart bulunur; kayıt yapılandırmasına ulaşmak için bu karta tıklayın.
4. Açılan yapılandırma sayfasında Kurs kayıt onayı e-postası kartını bulun ve açın. Kartı bulmak için aramayı kullanabilirsiniz. Genel merkez veya kampüste işlem yapıyorsanız kartta gösterilen kurumu kontrol edin.
5. Düzenleme panelinde etkin e-posta şablonunuzu seçin ve Kaydet düğmesine basın. Kartta kaydedilen değeri kontrol edin.

Kayıt yapılandırmasını açın. Kayıt tercihleri genel Tercihler sayfasından taşınmıştır; onay e-postasını etkinleştirmek veya duraklatmak için bu sayfayı kullanın.

Bundan sonraki uygun, yeni onaylanmış kayıtlar zamanlanmış kontrollerde değerlendirilir. Akışı kullanmaya başlamadan önce kurumunuzun yetkili kurulum süreci kapsamında yeni bir kaydı ve e-posta teslim raporunu kontrol edin.

Şablon değişkenleri

• {ACADEMIC_YEAR}: kaydın ait olduğu eğitim öğretim yılı.
• {ENROLLMENT_COURSE_NAME}: ilgili kaydın kursu.
• {ENROLLMENT_CLASS_NAME}: öğrenci ve kayıt için belirlenen sınıf.
• {ENROLLMENT_SCHEDULE}: planlanmış derslerin ilk yedi günündeki ders günleri ve saatleri.
• {FIRST_LESSON_DATE}: gelecekteki ilk planlanmış dersin tarihi.

Bu beş değişken kurs kayıt onayı şablonları içindir. Desteklenen kurum, alıcı, veli, öğrenci ve öğrenci sınıfı değişkenleri de kullanılabilir. Değişkenleri düzenleyiciden ekleyin ve desteklenmeyen yer tutucular kullanmayın. Gerekli bir değer belirlenemezse onay e-postası beklemede kalır.

Örnek mesaj metni

Hoş geldiniz! {ACADEMIC_YEAR} dönemi için kurs kaydınız onaylanmıştır.

Kurs: {ENROLLMENT_COURSE_NAME}
Sınıf: {ENROLLMENT_CLASS_NAME}
İlk ders: {FIRST_LESSON_DATE}
İlk haftanın ders günleri ve saatleri: {ENROLLMENT_SCHEDULE}

İlk dersten önce kurumumuzun paylaştığı hazırlık bilgilerini incelemenizi rica ederiz. Ailenizi aramızda görmekten mutluluk duyacağız.

Bu örneği kullanmadan önce metni kurumunuza uyarlayın ve gerçek rehber veya takvim bağlantılarınızı ekleyin.

E-posta ne zaman hazırlanır?

SmartClass; geçerli kayıt, etkin kurs ve öğrenci, kullanılabilir e-posta adresine sahip uygun bir veli hesabı, etkin şablon ve geçerli kurum saat dilimi gerektirir. Sınıf veya grup atanmamışsa ve kursta tek etkin kayıt varsa sınıf alanında kurs adı, program ve ilk ders tarihi alanlarında “Daha sonra duyurulacak” gösterilir. Atanmış bir sınıf veya grup için yayımlanmış programda gelecekteki gerçek bir ders bulunmalıdır. Kurs başlangıç tarihi ders tarihi olarak kullanılmaz.

Uygun alıcı bulunmaması, belirsiz mükerrer etkin kayıtlar veya gerekli şablon değerlerinin eksik olması durumunda e-posta beklemede kalır ve otomatik olarak yeniden kontrol edilir. Atanmış sınıflarda program özeti ilk yedi günlük dersleri kapsar. Tarihler kurumun ülke ayarlarını, mesaj dili dil ayarlarını izler; gerektiğinde İngilizceye dönülür. Sonradan sınıf atanması ikinci bir onay e-postası göndermez.

Mevcut kayıtlar ve tekrar kontrolleri

Özellik açıldığında veya yeniden açıldığında o anda zaten onaylı olan kayıtlar yeni gönderim kapsamının dışında tutulur. Geçmiş kayıtlara toplu karşılama e-postası gönderilmez. Etkin bir şablondan başka bir etkin şablona geçmek bu başlangıç sınırını korur.

Zamanlanmış kontrollerin tekrarlanması aynı kayıt ve kurs için ikinci bir onay e-postasını kuyruğa eklemez. Bu akış ilk kayıt onayı içindir; ders programı her değiştiğinde otomatik olarak güncellenmiş bir onay göndermez.

Teslimatı kontrol etme ve özelliği duraklatma

Hazırlanan onaylar mevcut e-posta kuyruğunu ve teslim raporlarını kullanır. Bir mesajın hazırlanması veya kuyruğa alınması, velinin gelen kutusuna ulaştığı anlamına gelmez. Mesaj görünmüyorsa seçili şablonu, kayıt ve onay durumunu, öğrencinin sınıfını ve gelecekteki derslerini, veli e-posta adresini ve e-posta teslim raporunu kontrol edin.

Yeni onayları duraklatmak için kurum tercihini kapatın. Daha önce kuyruğa alınmış mesajlar bu işlemle geri çağrılmaz.