Dé la bienvenida a las familias con correos automáticos de confirmación de inscripción

Comparta la información que las familias necesitan para preparar su primera clase. SmartClass puede preparar un correo personalizado para una nueva inscripción confirmada, reuniendo el curso, el grupo, el horario y la fecha de la primera clase con el mensaje de bienvenida de su institución.

Un mensaje para cada inscripción

El correo de bienvenida de una cuenta ayuda al usuario a acceder a SmartClass. La confirmación de inscripción ayuda a la familia a prepararse para un curso concreto. Se configuran por separado, de modo que una familia que ya utiliza SmartClass puede recibir la información de otro curso sin crear una cuenta nueva.

El correo por envío del formulario de entrevista también mantiene su propio desencadenante. Enviar el formulario no activa por sí solo esta confirmación: la inscripción debe estar confirmada y la información necesaria debe estar disponible.

Qué información pueden recibir las familias

La plantilla elegida puede incluir el año académico, el curso, el grupo del estudiante, los días y horas de la primera semana de clases programadas y la fecha de la primera clase. Añada su saludo, información de contacto y enlaces a una guía para familias, un calendario o los requisitos de vestimenta.

SmartClass completa los datos del estudiante y curso de esa inscripción. En familias con varios hijos, el mensaje corresponde al estudiante de la inscripción concreta. Los destinatarios se determinan mediante las relaciones de tutor elegibles y las direcciones de correo disponibles.

Cómo activarlo para su institución

La función está desactivada por defecto. Una vez instalada la actualización en su entorno, un administrador o responsable con permiso para la institución puede configurarla.

1. Seleccione la institución que desea configurar en el selector de instituciones.
2. Abra Comunicación → Ajustes → Plantillas de correo electrónico y cree o seleccione una plantilla activa. Escriba el asunto y el mensaje, inserte las variables de inscripción y guarde la plantilla.
3. Abra Inscripción en el menú, elija Ajustes y seleccione la tarjeta Configuración.
4. En la página de configuración, busque y abra la tarjeta Correo de confirmación de inscripción al curso. Puede utilizar Buscar. En una sede central o un campus, compruebe la institución indicada en la tarjeta.
5. En el panel de edición, seleccione la plantilla activa y pulse Guardar. Compruebe el valor guardado en la tarjeta.

Abrir la configuración de inscripción. Las preferencias de inscripción se han trasladado desde Preferencias generales; utilice esta página para activar o pausar el correo de confirmación.

Las nuevas inscripciones confirmadas que cumplan los requisitos se revisan en las siguientes ejecuciones programadas. Antes de depender del proceso, compruebe una nueva inscripción y su informe de entrega mediante el procedimiento autorizado de su institución.

Variables de la plantilla

• {ACADEMIC_YEAR}: el año académico de la inscripción.
• {ENROLLMENT_COURSE_NAME}: el curso de esta inscripción.
• {ENROLLMENT_CLASS_NAME}: el grupo determinado para este estudiante e inscripción.
• {ENROLLMENT_SCHEDULE}: los días de la semana y horas de los primeros siete días de clases programadas.
• {FIRST_LESSON_DATE}: la fecha de la primera clase futura programada.

Estas cinco variables están destinadas a las plantillas de confirmación de inscripción. También pueden utilizarse las variables compatibles de institución, destinatario, tutor, estudiante y grupo del estudiante. Inserte las variables desde el editor y evite marcadores no compatibles: si no puede determinarse un valor necesario, la confirmación queda pendiente.

Ejemplo de mensaje

¡Bienvenidos! Su inscripción al curso para {ACADEMIC_YEAR} está confirmada.

Curso: {ENROLLMENT_COURSE_NAME}
Grupo: {ENROLLMENT_CLASS_NAME}
Primera clase: {FIRST_LESSON_DATE}
Días y horas de la primera semana: {ENROLLMENT_SCHEDULE}

Revisen la información de preparación facilitada por nuestra institución antes de la primera clase. Nos alegra dar la bienvenida a su familia.

Adapte el texto y añada los enlaces reales de su institución antes de utilizar este ejemplo.

Cuándo se prepara el correo

SmartClass requiere una inscripción válida, un curso y estudiante activos, una cuenta de tutor elegible con un correo utilizable, una plantilla activa y una zona horaria válida. Si no hay clase o grupo asignado y existe una sola inscripción activa en el curso, el grupo muestra el nombre del curso y el horario y la primera fecha muestran «Por anunciar». Un grupo asignado sigue necesitando una clase futura real en el horario publicado. La fecha de inicio del curso no se utiliza como fecha de clase.

Si faltan destinatarios, hay inscripciones activas duplicadas ambiguas o faltan valores necesarios de la plantilla, la confirmación queda pendiente y se revisa automáticamente. Para grupos asignados, el resumen cubre los primeros siete días de clases disponibles. Las fechas siguen el país de la institución y el idioma sigue su configuración, con inglés como alternativa. Una asignación posterior no envía otra confirmación.

Inscripciones anteriores y comprobaciones repetidas

Al activar o reactivar la función, las inscripciones que ya estaban confirmadas quedan excluidas del nuevo punto de partida para los envíos. No se envía una bienvenida masiva a inscripciones históricas. Cambiar de una plantilla activa a otra conserva ese punto de partida.

Las comprobaciones repetidas no vuelven a poner en cola otra confirmación para la misma inscripción y curso. Este proceso confirma la inscripción inicial; no envía automáticamente una nueva confirmación cada vez que cambia el horario.

Comprobar la entrega y pausar la función

Las confirmaciones utilizan la cola de correo y los informes de entrega existentes. Preparar o poner en cola un mensaje no significa que haya llegado a la bandeja de entrada. Si falta un mensaje, revise la plantilla seleccionada, la inscripción y su aprobación, el grupo y las clases futuras del estudiante, la dirección del tutor y el informe de entrega.

Para pausar nuevas confirmaciones, desactive la preferencia de la institución. Esto no retira los mensajes que ya están en cola.